e-faktura w zamówieniach publicznych - cz. II

Odnosząc się do prawa krajowego począwszy od 18 kwietnia 2019 r., zamawiający  są zobowiązani do odbierania od wykonawców ustrukturyzowanych faktur elektronicznych przesłanych za pośrednictwem platformy. Przepływ elektronicznych dokumentów  odbywa się za pośrednictwem Platformy Elektronicznego Fakturowania (PEF).Platforma jest bezpłatna zarówno dla zamawiających jak i wykonawców.

Obowiązek odbierania przez zamawiających ustrukturyzowanych faktur elektronicznych dotyczy:

  • od 18 kwietnia 2019 r. – zamówień publicznych o wartości równej lub powyżej 30 000 euro;
  • od 1 sierpnia 2019 r. –  zamówień publicznych o wartości mniejszej niż 30 000 euro.

Obowiązek odbierania przez zamawiających ustrukturyzowanych faktur elektronicznych za pośrednictwem platformy nie będzie miał zastosowania do:

  • zamówień publicznych, o których mowa w art. 4 pkt 5 i 5b oraz art. 4b ust. 1 pkt 1-3, 5 i 6 ustawy Prawo zamówień publicznych;
  • umów koncesji, o których mowa w art. 5 ust. 1 pkt 2 lit. d ustawy o umowie koncesji na roboty budowlane lub usługi;
  • postępowań o udzielenie zamówienia publicznego, postępowań o zawarcie umowy koncesji, wszczętych przed dniem 18 kwietnia 2019 r. i do umów zawartych w wyniku takich postępowań1

Platforma utworzona została przez Ministerstwo Przedsiębiorczości i Technologii we współpracy z Instytutem Logistyki I Magazynowania (ILiM) w ramach projektu „Platforma pośrednicząca elektronicznego fakturowania dla sfery finansów publicznych”.

Ustawa określa zasady przesyłania drogą elektroniczną ustrukturyzowanych faktur elektronicznych oraz innych ustrukturyzowanych dokumentów elektronicznych związanych z realizacją zamówień publicznych, koncesji na roboty budowlane lub usługi oraz partnerstwa publiczno-prywatnego za pośrednictwem systemu teleinformatycznego.  

Jak informuje Ministerstwo Przedsiębiorczości i Technologii na stronie internetowej www.e-faktura.gov.pl zamawiający powinien założyć konto na platformie jednego z Brokerów wskazanych na stronie rządowej. Jak czytamy na stronie www.efaktura.gov.pl do realizacji obowiązku odbioru e-faktury służy bezpłatna Platforma PEF, wspierająca proces obsługi faktur i innych ustrukturyzowanych dokumentów elektronicznych. Do rozpoczęcia korzystania z PEF niezbędne jest założenie konta. Korzystać z PEF możesz także poprzez podłączenie swojego systemu ERP za pomocą nowoczesnego API2, jak również pobierając i instalując aplikację PEF na swoim komputerze.

Na podstawie umów zawartych z Ministerstwem Przedsiębiorczości i Technologii, Usługi PEF świadczy dwóch Brokerów: Firma Infinite IT Solutions oraz  Konsorcjum PEFexpert.

Posiadanie konta na Platformie PEF jest ustawowym obowiązkiem zamawiającego.

Może on upoważnić do odbioru dokumentów przesłanych za pośrednictwem platformy inne osoby lub jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej. Przy czym, jeżeli ustrukturyzowaną fakturę elektroniczną lub inne ustrukturyzowane dokumenty elektroniczne wysyła upoważniona osoba lub jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej, w ich treści zamieszcza się stosowną adnotację o wykonawcy.

Warto jednak zauważyć, ze ustawodawca daje wykonawcom dobrowolność w przesyłaniu e-faktur oraz innych dokumentów. Ustawodawca nie wprowadza dla wykonawców obowiązku wysyłania ustrukturyzowanych faktur elektronicznych wystawianych w ramach realizacji zamówień publicznych. To jedynie zamawiający są zobligowani do bycia gotowym do odbioru i przetworzenia otrzymanej e-faktury3.

Korzyści z wdrożenia elektronicznych faktur:

  • oszczędności finansowe oraz wzrost efektywności wewnętrznych i zewnętrznych procesów gospodarczych w sferze publicznej oraz u jej dostawców, 
  • obniżenie kosztów funkcjonowania przedsiębiorstw i wzrost ich konkurencyjności na rynku krajowym i międzynarodowym,
  • obniżenie kosztów transakcyjnych w obrocie gospodarczym i w sprzedaży konsumentom indywidualnym,
  • optymalizacja zarządzania płynnością firmy,
  • poprawa jakości i bezpieczeństwa danych finansowych podmiotów publicznych i prywatnych,
  • wzrost konkurencyjności polskiej gospodarki, w tym zwiększenie udziału polskich przedsiębiorców w rynkach zamówień publicznych innych państw członkowskich Unii Europejskiej,
  •  korzystny wpływ na rozwój krajowego rynku płatności bezgotówkowych,
  • praktyczne stosowanie zasad zrównoważonego rozwoju (ograniczenie ilości wykorzystywanego papieru)4.

Ustawa daje również możliwość wzajemnego przesyłania między wykonawcą a zamawiającym innych ustrukturyzowanych dokumentów elektronicznych związanych z realizacją umowy zawartej w sprawie zamówienia publicznego Przez inny ustrukturyzowany dokument elektroniczny należy rozumieć dokument elektroniczny inny niż ustrukturyzowana faktura elektroniczna, spełniający wymagania umożliwiające przesyłanie za pośrednictwem platformy, związany z realizacją zamówień publicznych, koncesji na roboty budowlane lub usługi oraz partnerstwa publiczno-prywatnego. Do dokumentów tych można zaliczyć: zlecenie dostawy/zamówienie, awizo dostawy, potwierdzenie odbioru, faktura korygująca, nota księgowa, przy czym zgodnie z art. 4.4. ustawy5 przesyłanie innych niż faktura dokumentów ustrukturyzowanych wymaga uzyskania zgody od drugiej strony transakcji.6


1 - Informacja UZP  Obowiązek e-faktur w zamówieniach publicznych www.uzp.gov.pl 
2 - API – Application Programming Interface (zaawansowany sposób komunikacji pomiędzy komputerami i programami). 
3 - K.Marcyniuk, M.Morze Obowiązek odbioru e-faktur w zamówieniach publicznych Zamawiający  listopad- grudzień  2018r. s.9 
4 - E.Dobrzeniecka  Do czego nam e-faktura  Przetargi Publiczne , listopad 2018, s.61
5 - Ustawa z dnia 9 listopada 2018 r. o elektronicznym fakturowaniu w zamówieniach publicznych, koncesjach na roboty budowlane lub usługi oraz partnerstwie publiczno-prywatnym  (Dziennik Ustaw  2018r.  poz. 2191) 
6 - G.Klimarczyk Obowiązkowa elektronizacja zamówień publicznych Poznań 2018 s.62


Image